Każdy z was, kto zdecydował się prowadzić własną działalność gospodarczą, prędzej czy później przekona się o tym, iż wystawienie faktury to tylko jeden z etapów całej transakcji.

Niejednokrotnie trudniejsze od pozyskania kontraktu czy jego wykonania okazuje się szybkie wyegzekwowanie zapłaty. W swojej pracy codziennie mam do czynienia z rozgoryczonymi przedsiębiorcami, którzy borykają się z problemem nierozliczonych faktur VAT. Jakże trudno jest planować wydatki w firmie kiedy wpływy na rachunek bankowy za wykonaną przez was pracę nie pokrywają się z terminami płatności wskazanymi na przedmiotowych fakturach. Bazując na codziennych obserwacjach i doświadczeniu zauważam, iż są na rynku branże w których niepłacenie w terminie stało się wręcz regułą. Ale czy tak już musi być? Czy prowadząc firmę musisz pogodzić się z faktem, iż wystawione przez Ciebie faktury zawsze będą opłacane przez kontrahentów z opóźnieniem? Moim zdaniem nie, ale tylko i wyłącznie w przypadku kiedy regularnie będziesz dbał o swoje wierzytelności. Chciałbym dzisiaj podzielić się z wami kilkoma doświadczeniami, które w znacznym stopniu przyspieszą i zwiększą skuteczność prowadzonej windykacji.

Po pierwsze – dokumentacja. Częstym problemem przedsiębiorców którzy zlecają nam odzyskanie swoich należności jest niekompletna dokumentacja lub wręcz jej brak. Nie oznacza to, iż nie mogą oni dochodzić zapłaty za sprzedany towar czy wykonaną usługę, ale w przypadku postępowania sądowego może to wydłużyć i utrudnić cały proces. Na tym etapie warto zapamiętać, że podpisana umowa czy zlecenie, a także korespondencja mailowa stanowi ważne zaplecze potwierdzające zasadność waszego roszczenia. Zadbajcie o to aby przed przystąpieniem do pracy wasz kontrahent podpisał wam zlecenie w którym uwzględnicie zakres waszej pracy, czas jej realizacji, a także wysokość wynagrodzenia. Wiem, że w niektórych branżach częstą praktyką jest zlecanie usług lub zamawianie towaru w formie maila. Pamiętajcie aby nie usuwać takich maili, gdyż okazują się one bardzo pomocne w procesie windykacji.

Po drugie – czas. Tysiące prowadzonych przeze mnie spraw pokazało, że jest to najważniejszy czynnik wpływający na skuteczność i szybkość windykacji. Pamiętaj o tym, że każda wystawiona przez Ciebie faktura w którymś momencie osiągnie swój czas przedawnienia. Jeżeli masz wątpliwości czy aby Twoje należności nie są przedawnione sugeruję skontaktowanie się z nami w celu ich weryfikacji. Nasi pracownicy bezpłatnie przeanalizują dokumentację, którą dysponujesz oraz sprawdzą owy okres przedawnienia.

Ważnym jest, aby uświadomić sobie, iż czas niestety jest sprzymierzeńcem Twojego dłużnika. Im później zdecydujesz się na podjęcie działań windykacyjnych tym mniejsze są szanse na ich skuteczność. Tylko szybkie i zdecydowanie działanie daje gwarancję odzyskania należności.

Po trzecie – konsekwencja działania. Kolejnym ważnym czynnikiem wpływającym na końcowy sukces jest to, aby podczas procesu windykacji trzymać się terminów ustalonych podczas czynności windykacyjnych. Jeżeli wyznaczamy dłużnikowi w wezwaniu do zapłaty dodatkowy termin, jednocześnie informując go o tym, iż w przypadku braku zapłaty sprawa zostanie skierowaną na drogę postępowania sądowego, to musi to być nasz następny ruch. Tylko i wyłącznie wtedy wyślemy mu jasny i czytelny sygnał, że nasza determinacja jest duża, a jedynym sposobem na zakończenie postępowania windykacyjnego jest zapłata.

Po czwarte – wsparcie. Każdy z naszych Klientów szybko przekonuje się o tym, iż lepsze efekty w windykacji swoich faktur osiąga się zlecają ten proces firmie zewnętrznej. Poza mediatorami zatrudnionymi w naszej Kancelarii dysponujemy pełnym zapleczem prawnym. Przydaje się ono szczególnie wtedy, kiedy spotkasz się z dłużnikiem, który będzie kwestionował zasadność zapłaty dochodzonych przez Ciebie należności. Poza wsparciem merytorycznym oferujemy także przeprowadzenie czynności terenowych, które w szybki sposób zobrazują Ci sytuację w jakiej znajduje się Twój dłużnik, oraz przeprowadzenie pełnego wywiadu gospodarczego. Na tym etapie najczęściej pozyskujemy informację na temat skali zadłużeń względem innych podmiotów gospodarczych. Pozwolą ona oceniać nam czy terminy i propozycje sposobu zapłaty zadłużenia przez dłużnika są propozycjami, które będzie on w stanie zrealizować.

Codziennie w swojej pracy rozmawiam z dłużnikami przez telefon, biorę udział w czynnościach terenowych bądź egzekucjach komorniczych. Pomimo faktu, iż wszystkie te czynności dotyczą różnych należności pokuszę się o stwierdzenie, że niezależnie od tego czego dotyczy niezapłacona faktura lub jaka jest jej wartość, jeżeli zachowamy się do zasad opisanych powyżej w znaczącym stopniu zwiększamy swoje szanse na odzyskanie należności. Oczywiście nie jest to złoty środek na to aby Twoi kontrahenci nagle regulowali wszystkie faktury przed terminem zapłaty, ale wdrożenie tych mechanizmów skutkować będzie poprawą płynności finansowej Twojej firmy.

Jeżeli masz problem z wyegzekwowaniem należności za swoje faktury zachęcam do nawiązania kontaktu. Wystarczy, że do mnie zadzwonisz lub wyślesz maila. Resztę zrobię ja.